凡事預則立，不預則廢。任何專案開始之前，都要有專案計劃，尤其是針對大型的諮詢專案，更是需要對整體專案實現精細化的管理。

但在實際專案推進過程中，經常會遇到問題：

出現問題，大家都在互相推責，沒有明確負責人；

各模組工作一直在延期，專案總是遇到卡點；

需求不斷在增加，專案範圍到底是什麼？

。。。

出現以上問題的原因多半是沒有做好——

專案啟動會

。今天結合我們實際做諮詢專案的經驗，來聊聊什麼是專案啟動會，又該如何做好？

01 什麼是專案啟動會？

專案啟動會，即kick-off meeting（開工會議）。一般是在專案中標後或者合同簽訂後，甲方、乙方召開的第一次正式會議，雙方負責人和團隊進行正式接觸和了解，這關係到後續專案能否按時保質保量的完成。

說簡單點，啟動會類似於古代的誓師大會，

把大家集中在一起，告訴大家要做什麼？如何做？以及達成後的結果是什麼？

以此來鼓舞團隊士氣，順利推進專案。

一個好的開始等於成功的一半，所以啟動會的重要性也不言而喻。透過啟動會主要可以達成幾點作用：

1）明確目的和目標

專案組成員需要對專案達成思維認知的統一，讓大家認識到自己承擔工作的重要性和意義，目標一致才能調動起意願和自主性。

2）明確策略和計劃

在立項之初就要想明白幾個重要的里程碑節點是什麼、達成共識。一些專案在召開啟動會時可能沒有明確的里程碑，這時可以根據業務負責人的預期，確定出大概的里程碑。

3）明確職責分工

明確每個人的角色和定位，有了清晰的職責，每個人才能更有責任感的完成各自的任務。

4）明確協作機制

大型專案的協作機制內容比較多，包括決策機制、審批機制、會議機制等。針對團隊和專案規模較小的情況，此處主要指溝通協作機制。例如：周例會，月例會等。

所以，召開一次成功的啟動會，可以助力專案順風順水。瞭解了啟動會的意義後，接下來，我們詳細聊下如何組織啟動會。

02 如何組織專案啟動會？

成功的會議，其80%的工作都是在會前完成

，無論什麼會議都一樣。在會議開始前做好準備和溝通工作，可以保證會議過程順利的推進。

尤其重點要準備完善好會議材料，內容包含：

專案背景、專案目標、專案成員介紹、專案組織架構、專案計劃、管理機制、專案風險分析等

，這些內容可以透過PPT的形式呈現。

1）專案背景

：專案的背景主要考慮兩個問題：為什麼要做這個專案，要解決什麼問題？圍繞要解決的問題，衡量專案成功的標準是什麼？

2）專案目標

：專案目標通常由甲方來主導，也就是專案發起人。雙方共同協商具體可執行、可達成的階段性目標，包括每個階段可交付的成果。

3）專案成員介紹

：雙方成員資訊介紹，包括每個人的職級和負責的工作內容。彼此瞭解有助於加強團隊協作能力，在後續專案中可以更好地合作。

4）確定組織架構

：明確專案的組織架構及崗位職責，確保各部門的有效配合，明確各干係方職責，有助於專案有序順序的推進。

5）確定專案計劃

：在專案啟動之初，計劃並非越細越好，但需明確重要的里程碑節點，如何時交付、何時結項、何時覆盤，針對眼前的階段做詳細計劃，遠期的階段可作粗略規劃。

6）確定管理機制

：管理機制包含很多內容，前期最主要的是要確定定期的溝通機制。專案團隊定期溝通有助於確保協調一致，避免各自為政，同時呈現專案整體進展情況，有節奏有章法地持續推進。

7）專案風險分析

：對各個模組的工作進行風險評估，降低風險出現的可能性，可以參考以往專案或是同行案例。

在完成以上啟動會主體材料後，就可以著手組織開會，進行會議邀請，建議發出邀請時包含以下資訊：

會議主題：專案啟動會的主題

會議議程：包括會議開始時間、預計時間

參會人員：雙方需要參與的人員

會議地址：線上&線下（註明清楚）

文件附件：需要在會議中參閱的文件

在進行正式會議時，要注意避免討論。因為專案啟動會和一般會議不同，屬於資訊同步會，雖然會包含少量討論，但主要內容需要儘可能在會前做好溝通，而不是在會上臨時討論。

會議最後切記要做好收尾環節，要做到有總結、有待辦，並及時做好會議紀要，傳送給雙方進行歸檔。

03 專案啟動會注意事項

1、計劃並非做的越細越好

前期的專案規劃非越細越好，主要有兩點原因：

第一，制定遠期完整的規劃工作量很大，所需時間較長；

第二，專案的不確定性，導致一旦有變更，計劃就要全部調整，調整遠期的工作量巨大。

2、確保有高管參與

尤其涉及到戰略層面的專案，必須雙方高管參與才能保證後續專案的開展和推進，所以要協調高管時間行程安排，確保高管能夠及時參與。

3、會議節奏要把控

專案經理作為主持人要把控好整場會議的節奏，把會議的目的、要求、內容等清晰完整的表達出來。可以提前進行演練，做到不冷場，不超時。

4、做好會議紀要

會議討論結果要形成書面檔案，最後傳送雙方郵件進行留存。會議紀要主要記錄點：

1、參會人員、時間、地點

2、專案背景、專案目標

3、專案團隊、組織架構和主要負責人

4、專案關鍵里程碑、時間線和交付物

5、專案管理機制

6、專案的主要風險

以上就是準備一場專案啟動會的要點。“工欲善其事，必先利其器”，啟動會的召開也是一個小專案，記住專案管理的流程和方法，一定可以事半功倍！

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我是 @晏濤三壽 資深社會化營銷專家，《超級使用者增長》作者，專注客戶經營，助力企業增長。