在這個資訊爆炸的時代，處處充斥著各類資訊。作為運營自媒體的一員，在海量資訊中收集資訊，轉化為素材，並對檔案進行有效的管理，才是對我們的一個挑戰。

▍背景

我們團隊有 8 個人，是一幫大學時的好友，現在都有各自的工作。幾個月前，我們想做一個副業，寫公眾號，登上自媒體的時代班車。

關於這份「工作」，我們一開始的分工如下：

收集

每天，我們的裝置都會推送大量訂閱的資訊，我們各自會從新聞、軟文、科普，或者想法中挑選出一些有價值的資訊，並放在下一步的「分享」任務中。此外，還有很多平時的靈感和想法，都會主動收集起來，作為「資訊的初步篩選」。

分享

在我們各自都或多或少地收集了「可以寫」的資訊之後，會將這些資訊釋出，我們使用釘釘群、微信群來作交流，大家一起討論、分析各種選題，使之進一步地得到落實。

寫作

當確立了選題之後，我們通常 1-2 人一起完成一篇文章，而其中更多的時間只是各自寫各自的選題，寫好了再發到群裡，大家討論。因為有 8 個人，負責寫稿的有 4-5 人，平均分配給每個選題的時間週期長，各小組對應的交稿時間也相對寬鬆。

協作流程的改進

可是，反觀這樣的工作模式，我們都發現這樣的工作效率並不高。作為一個寫公眾號的團隊，我們發現實際的協作僅在於資訊的分享，以及討論可行性。而且我們經常遇到一個專案多人參與的情況，每個人負責一部分工作，資料都在各自電腦本地，專案資訊可以透過開會同步，但當前專案資料實時變化無法同步。

為了規避這樣的情況，造成時間的浪費，最重要的部分——寫作，往往都獨立完成。這樣的文章卻少了團隊的思考和配合，帶來的結果是文章中總是存在一些缺陷，例如客觀性、文法邏輯、排版等……如果離預期稿件還有一段距離的，我們還會反覆在群裡收發這一篇稿件，反覆修改，耗費了很多時間和精力。

對於存在的這些問題，我也曾和我的團隊一同討論：

Q：對於收集資訊的階段，還存在什麼問題？

A： 我發現提交的時候會出現重複相似的素材，這樣實際上浪費了一半的時間。

A2： 對於歷史分享過的訊息，要不停地上翻查詢聊天記錄，很累。

Q：對於素材的管理，我認為有些混亂，你們覺得呢？

A：的確，對於遠端團隊協作，目前在微信群裡討論選題時，時而會發生資訊錯位、理解錯誤，都是由於缺少視覺化操作的低效資訊傳遞問題。此外，我們沒有辦法直觀地在素材中進行標註和交流。

Q：為何無法實現多人都參與到一個選題的創作？

A：如果更多的人參與到一個專案，理論上會得出更好的結果；但沒有辦法實時同步，在檔案流轉過程中資訊無法得到有效的傳遞。

需要解決的問題

歸納以上我們團隊的 Q&A，產生的問題主要在於：

查詢檔案速度低下

頻繁地收發檔案

編輯時缺少交流

專案內外對接低效

這些問題，一直讓我們的工作效率不高，文章產出的質量也沒有預期中的好，而且都覺得工作流程有些複雜，長期幾個專案下來，令人頭疼。

為了我們的協作專案變得簡單和高效，我們團隊也開始尋找解決問題的途徑……

首先，回到最根本的地方，一切問題都是關於檔案的，不論是文稿、表格、腦圖還是圖片，我們團隊都是圍繞這些東西工作的，在之前的專案協作中，它們似乎從網際網路上收集後就成為了在微信聊天記錄中的資訊流，漸行漸遠……沒有一個固定的位置來存放。如果這些最根本的檔案問題無法得到有效解決，那麼工作效率更是無從談起。

▍那麼，這些檔案該如何儲存呢？

放棄了透過傳統聊天工具進行協作的方式後，雲端協作辦公平臺成為更好的方式——那也就是企業網盤。在對企業網盤進行了解之後，我們找到了億方雲、堅果雲、金山企業網盤、搜狐企業網盤等等網盤服務提供商。

首先是價格

眾所周知，企業網盤服務肯定都要收費，對於一個我們這樣的小規模自媒體團隊，許多企業網盤動輒 500-600 的年費，有的甚至一兩千，在還沒有可觀收入的前提下，我們更看重的是免費的服務。

億方雲體驗版，沒有年費，人數上限 5 人，而且擁有 20G 的儲存空間，對小團隊來說，綽綽有餘。對比之下，搜狐企業網盤付費版才提供 10G，堅果雲也要付費，雖然其提供的儲存空間要多一些，有 50G，但是在億方雲高性價比的優勢下，我們還是選擇了億方雲。

檔案管理優勢

在最終決定之前，我們也對億方雲進行了一番考察和對比。到底靠譜嗎？能否為我們團隊產生的問題提供解決方案呢？

上傳

對比堅果雲，億方雲能夠支援不限檔案大小，而且能夠秒傳大檔案，這些是堅果雲付費版也不具有的。同時支援斷點續傳，上傳檔案很省心。操作行雲流水，不浪費我的時間。

搜尋

除了支援透過檔案/資料夾的基礎搜尋功能，還可以自定規則來高階搜尋，這也是堅果雲和搜狐企業網盤所不具備的。

預覽

比較下來，各網盤都支援 Office、PDF、圖片等常見檔案的預覽，但唯獨億方雲獨樹一幟，支援高階預覽，能夠預覽更多型別的檔案，這對於應用型別更復雜的工作場景來說更加便捷。

編輯

都支援檔案/資料夾的新建、複製、移動、刪除、重新命名、預覽、開啟等操作，以及還原刪除的檔案。但億方雲的一個功能正好戳中了我們的痛點，檔案評論功能，成員可以就該檔案進行討論，讓問題能夠很快地得到解決。

開始使用

在檔案管理提供商的篩選中，億方雲的高性價比是我們的首選，功能很多，介面也很簡潔，就像打開了自己電腦的另外一個資料夾，不需要太多的學習成本，即可上手使用。以下為億方雲的一些特色功能，提高了協同工作的效率。

方便的評論功能

簡單的幾個步驟，即可將檔案發給同事，分享時還可以新增留言。對方會接收到相應檔案的提醒。

方便的「訊息」欄

億方雲的訊息基於檔案的，每次討論都只與當前的檔案有關，保障了討論質量。

檔案預覽

億方雲支援多種檔案的預覽，有時候懶得下載到本地，可以直接在客戶端中開啟線上檢視。除了常規的文件格式支援，PSD、SVG、EPS 等圖片格式也不在話下。

▍使用億方雲帶來的改變

在億方雲的加持下，我們團隊的工作效率得到了明顯提升，而工作流程也變得簡單了許多。不需要再頻繁開啟、切換聊天軟體、寫作軟體，很多操作直接在億方雲的客戶端就可以完成。

我們此前產生的棘手問題在億方雲中得到了解決。億方雲有一個很讚的檔案評論功能，可以對所需素材直接進行討論。同時，查詢素材也十分方便，直接透過簡單的輸入，回車，即可實現。另外，終於可以實現多人參與一個專案的寫作，檔案實時更新，保持資訊同步。避免了檔案傳輸的繁瑣過程，大幅提升團隊工作效率。

現在我們的工作流程也有了不少改進，從原來的「收集 - 分享 - 寫作」也在網盤中變成「收集 - 寫作」。因為收集到網盤的同時就可以針對該檔案進行討論分析，不需要再單獨作為一個程式去走，讓我們的工作變得簡單高效。對我而言，甚是歡喜。

另外，億方雲的移動客戶端（iOS、Android）介面簡潔，功能強大。出門在外沒有攜帶電腦時，也能實時處理訊息，輕鬆檢視檔案，常用的功能都觸手可及。總而言之，當我用上了億方雲，我們團隊的工作幾乎將所有部分都交給了它，現在都已經離不開億方雲了。此外，關於資料安全問題，億方雲在這方面也做的很出色，很讓我放心。

▍更多功能

在使用過程中，億方雲中存在令我們耳目一新同時也帶來極大便利的一些功能，讓我覺得「咦？網盤原來也能這麼玩？」

檔案歷史版本

隨著檔案的不斷修改和更新，億方雲會自動儲存檔案的歷史版本和歷史修改記錄，可隨時追溯檢視，免費版支援10個歷史版本保留，最多支援 100 個歷史版本保留。歷史版本可實現設為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。

發起檔案收集

在億方雲上發起檔案收集邀請，被邀請人接收到資訊後，可以自行將檔案上傳到指定的資料夾中，無需傳統的郵件或微信收發，大大減少檔案收集時間。

檔案審閱

和以往檢查檔案就是開啟細讀一遍不同，當檔案需要多人確認時，可發起審閱，支援多個檔案同時發起審閱 。審閱可匯出 Word 格式的記錄檔案，包含審閱詳情（標題、發起人、發起時間、審閱人）、審閱檔案和審閱回覆。

團隊內 / 外協作

這樣的功能能讓專案內外的人交接，同時也不影響專案內的工作。可按專案需求與外部協作者建立共享空間，也支援對不同成員進行許可權設定，保證檔案安全前提下實現各種協作需求。例如，寫作組與視覺組分工協作，互不干擾，而又可以分享一些共同主題的檔案，來實現步調一致。

本地 / 雲端同步

另外，非常值得一提的一點，在於本地檔案實時與雲端檔案同步，意味著我不再需要把檔案從本地複製，再貼上到億方雲中。省去了檔案傳輸的過程，使媒介「網盤」的概念淡化，只有本地和雲端的差別。

這一功能在開始使用網盤時就會提示使用者設定，之後「我的企業檔案中」的使用者根目錄中的所有內容都可以與使用者的裝置同步，簡單方便，推薦使用。

如果錯過了這個設定，不用擔心，只要選中了檔案/資料夾，右鍵後選擇「同步到本地」；另外，客戶端內的右上角總會有一個「同步」開關，開啟即可享受高效的檔案管理方式。

▍寫在最後

關於億方雲，對我帶來了極大的便利，單是免費版就能提供強大的功能，滿足各種協作需求。在億方雲的支援下，我們團隊公眾號此前產生的種種問題都得到了很好的解決，出稿效率得到了很大的提升，文章質量也得到了最佳化。這讓我們可以一心投入到創作當中，而不被檔案管理問題所煩惱。

我們團隊也將會繼續支援億方雲，並且在日後會考慮升級套餐方案，能帶來更多的實用功能，讓原創的好文贏在起跑線上。