編者按：電子郵件作為職場往來必備工具，重要性不言自明。每天收發電子郵件已經成為日常工作不可缺少的一部分。然而，發出的電子郵件卻總是得不到回覆，是對方太忙，還是郵件本身寫的不恰當？本文編譯自Medium題為“How to Send Emails to Very Busy People （and a Case Study Teardown）”的文章，透過經典案列分析，幫你走出電子郵件盼復困境。

如果要我羅列出自己的超能力，它可能會包括在一座城市裡找到最好的飯館，察覺別人遺留的機會，以及與任何人建立聯絡的能力。

對我來說，給十分忙碌的人傳送電子郵件，並且成功得到他們的回覆是很重要的一項“超能力”。這一“超能力”在很大基礎上建立起我職業生涯的開端，並引領我去追求任何想走的道路。

能力的養成源於我多年以來與人們電郵溝通的各種嘗試。許多年來，我一直在與不同公司的執行長、總裁、創始人、投資者，還有那些我欣賞的有趣的人接觸。我認為我十分擅長寫電子郵件（畢竟我是一個好作家！）。在傳送之前，我會閱讀、校對、核實郵件正文。然而直到我真正開始給事務繁忙之人（不僅僅是同行、教授或者是一般的專業人員）寫郵件，我才意識到大多數人都不擅長此道。

更糟糕的是，隨著這項技能帶來的回報與日俱增，我開始成為一個非常忙碌的人，不斷收到來自別人的郵件（儘管我這個“忙人”只是將將踏過門檻，處於光譜的低端）。

以下是我在撰寫電子郵件時學習整理的一些筆記。如果你掌握了這項技能，就能獲得與任何人建立聯絡的技巧；如果你能夠用電子郵件溝通自如，世界便如同一隻牡蠣，動手一撬，便能把夢想實現。

無應答心理學

我不打算拿出一封顯而易見的十分糟糕的電子郵件做展示，因為人們可以不費吹灰之力地把它批得一無是處。人們都知道，差勁的電子郵件往往是大幅文字塊的羅列，沒有明確的語句號召對方採取行動，它們所有的只是可怕的、不相關的主題內容，閱讀這樣的郵件很顯然是在浪費收件人的時間。只有對時間萬分慷慨的人才會願意透過這種方式一起工作。

相反，解析那些看來不錯、實際卻不起作用的電子郵件更為有用。

普通人給非常忙碌的人寫電子郵件時的心理活動是這樣的：

“這個人很忙，每天都會收到很多電子郵件。我需要清楚地告訴他們為什麼他們需要回復我的電子郵件，並且要把寫信緣由說明清楚。“

“所以，我需要做到以下幾件事：清除主題內容，劃分段落（沒有大塊文字堆積！），明確的提出問題，甚至可以透過新增附件的手段凸顯郵件重要性。”

綜上，一般人起草的最終版電子郵件如下：

親愛的斯萊貝克先生，

我是電子郵件大學的一名學生，最近我偶然發現了您的一篇文章，我十分喜歡。讀罷思考，我發現自己經常需要傳送電子郵件，並且意識到您所介紹的給忙碌的人傳送電子郵件的技巧是很有幫助的。在我的學生生涯達到了一個穩定的階段後，我決定申請進入電子郵件大學。然而不管我做什麼，我的電子郵件都收不到回覆。我的事業發展停滯不前。我的收入隨之下降。最糟糕的是：我不能輕易地換工作，因為我不知道怎麼寫電子郵件！

目前我正在寫一篇關於電子郵件性質和電子郵件歷史的學期論文，並且將草稿作為附件一併傳送給您。正如您會看到的，我還需要深入研究為什麼電子郵件是並且一直會是人們獲取資訊的最好方式，而且我必須要反駁那些認為電子郵件與二十一世紀無關之人提出的異議。如果您有時間，我樂意聽聽您的想法。您有時間與我通電話嗎？

期待您的回信。

查茲

這封電子郵件看起來十分不錯，具備一封得體的電子郵件所必備的基本組成部分：

——明確的主題內容

——清楚的段落劃分

——明確的行動號召

——有分量的附件

——盼復的署名暗示

然而這封電子郵件大多數忙碌的人都不會回覆。

忙人心理

糟糕的電子郵件傳送者認為忙碌的人有著不同於自己的心理。一般的電子郵件傳送者知道他們也是你我這樣的普通人，但是卻寫不出打動對方的郵件。聰明人則知道忙碌的人就像你我一樣，甚至他們擁有更少的閒暇時間。

假如你是一個普通的忙碌的人。在早上匆匆出門趕去上班，在各種電話與會議之間來來去去，最後疲憊的回到家，有的時候甚至可能到了下午或者晚上還在為突發狀況耽誤時間。現在想象一下，在日常繁忙的一天裡，你收到了上面的那封郵件。你知道對方想要你做的事情——他希望你（1）瀏覽他的論文，（2）思考如何給出反饋，然後（3）安排一個時間和他來聊聊你的想法——但你當下便有時間的可能性非常低。所以你告訴自己，有時間的話你會回覆的。

忙碌的人就是這樣，除非他們再也沒有時間回頭來看，不然他們也願意給出回覆。他們將不能即時回覆的郵件標記為未讀或者是移動到一個“待辦事項”標籤的收件箱裡。除了那些他們認為緊急或重大的事項能夠即時得到回覆，剩下的電子郵件哪怕是在收件箱裡落灰的可能性也比得到回覆要高一些。

在這些大忙人眼裡，最糟糕的電子郵件是那些措辭得體卻沒有提出明確要求的。“希望能夠電話溝通”、“期待與您協作”、“您的反饋將會令我獲益匪淺”、“希望能夠保持聯絡”等等都是這類郵件的常用措辭，如癌症般難以治癒。它們只是一種訊號，對忙碌的人來講回覆這樣的郵件就是在“消耗時間”，但是在發信人看來自己已經把要求說得十分清楚。當忙碌的對方沒有回覆時，發信人會感到困惑或是生氣。正確的提問應當如水晶般清楚明晰，而不應是開放式的。如果是雙方往來的第一封郵件，也應該提出一個易於實現的請求。

大忙人的日常就是不斷權衡處理緊急與重要的交集，你的電子郵件對他們來說可能什麼都不是。如果想要得到他們的回覆，就應該將響應的成本降至基本為零。

如何給給大忙人發郵件

綜上所述，人們不禁要問，用哪種方式給非常忙碌的人發電子郵件更好呢？

雖然即時回覆並響應上述郵件並不會有什麼損害，但是回覆之後可能會帶來更多的工作量，需要付出時間與精力成本。

上述電子郵件的更好寫法可能是如下所示：

斯萊貝克先生，

我是電子郵件大學的一名學生，偶然讀到您所講述的如何給大忙人寫電子郵件的文章。我覺得這篇文章很吸引人，並且想要請教您一個關於電子郵件相關的問題，它將會為我準備即將到來的學期論文帶來極大幫助。

您認為電子郵件：

A）很快會被一種新的交流方式所取代。

B）一段時間內不可能被一種新的交流方式取代。

C）B，但是就業務往來而言，電子郵件還沒能展現出其最大價值。

如果收到您的回覆，我將十分感激，您的反饋對於我的論文而言將會是極大的幫助，它會幫我度過寫作難關。

感謝您為此所付出的時間與精力。

這封電子郵件和上文所說的內容基本相同，但更容易從一個非常忙碌的人那裡得到回覆。它不要求忙碌的人閱讀學期論文或者下載附件，甚至不需要輸入一個完整的句子作為迴應（“A”將是一個不錯的迴應），它使得響應成本比做出標記回頭再看低得多。

這類的預設回覆是一個很好的方法，可以令一個非常繁忙的人更容易作出反應。一旦收到他們的回覆，就可以試著提出更多要求——比如電話溝通——來碰碰運氣。

我現在正在和一個事務纏身的人進行電子郵件交流，他是世界上最傑出的學者之一。幾周前，我跟他還有一個朋友通了電話，之後便一直透過電郵聯絡，瞭解到他想要透過我們的關係網將自己的產品推廣出去，在郵件中，我把要點寫得十分清楚：

1。我很感謝他為前期溝通所付出的時間。

2。我需要他所提供的產品。

3。我能夠回答他提出的任何問題。

他只回復了一封電子郵件，詢問我要需送多少產品過來。我僅僅用了一個數字來回復。那之後他立即把產品送來了。

一旦產品到貨，我會發信表示感謝然後提出通話的要求，兩個人簡單的談一下。

如果在一開始，我同時要求電話聯絡和拿到產品，兩者兼得的可能性將大大低於“分而食之”，因為目標的達成本質上是一種“擠”出來的持續運動。

因此，在寫郵件時要記得以下要點：

1。你能給對方答覆嗎？。

2。你的要求應該是非常具體的。

3。不要浪費時間。

4。打持久戰。在一股腦丟擲自己的請求之前首先要集中精力，得到對方的回覆，這會是一個好的開端。

如果你遵循這種心理學，“讓即時答覆你的郵件比事後回頭處理更容易”，這將會顯著增加從大忙人那裡得到回覆的機率。

原文連結：https：//medium。com/the-mission/how-to-send-emails-to-very-busy-people-and-a-case-study-teardown-8dd7b3428f8e

編譯組出品。編輯：郝鵬程