EXCEL進階課堂成長過程中，得到了各位粉絲關注和支援，給了嚴Sir持續更新的動力，謝謝大家。

透過私信，陸續有小夥伴提出了工作當中的實際問題，嚴Sir從中選取了一些有典型代表意義的問題進行發文回覆，希望能給大家帶來一定的啟示，舉一反三。

有位小夥伴，是學校教務處的員工，9月份開學時，學校要為200名學生頒發上期各項活動獲獎的獎狀，要求他把這些獎狀打印出來，做好相應的準備工作。

拿到各部門上報的獲獎名單後，他感覺非常為難。為什麼呢？

學生姓名不一樣，參加活動不一樣，獲得獎項不一樣，200人，一個一個打，既累又麻煩。有沒有好的方法，讓這件事情變得簡單且高效呢？於是他給進階君發來了求助私信。

這是一個常見的問題，解決的方法有多種。進階君綜合考慮後，挑選一個學習成本低、容易掌握、通用性強的方法來講解。

這個方法叫做“郵件合併大法”。

學會這一技能，以後再遇到批次生成大量基本格式相同的文件時，你一定會如魚得水，會飄飄然的。

1 什麼是郵件合併？

郵件合併是WORD裡面的一項功能。對，你沒有看錯，是WORD不是EXCEL裡面的一項功能。

word2010截圖

郵件合併功能：根據已有資料，批次生成具有固定格式的檔案。

如何理解？生活當中寫婚宴請柬是一個很好的例子。請柬的格式是固定的，除了被邀請人的姓名不一樣之外，其它的內容都一樣。我們的把被邀請人的姓名抽出來，放在一個單獨的檔案中（資料來源），將請柬的固定格式做成一個檔案（模板），然後用郵件合併功能，快速地、自動地將資料來源和模板結合在一起，生成每個人的請柬。

透過上面的描述，我們明確了郵件合併有三個組成要素：

第一：資料來源，就是不一樣、變化的內容，這個我們通常在EXCEL中去建立；

第二：模板，就是固定格式內容，這個我們在WORD去建立；

第三：生成結果，就是最後生成的檔案，也是我們需要實現的目標。

2 怎樣進行郵件合併？

第一步：建立資料來源，在EXCEL完成。

進階君以小夥伴提問有基礎，以序號、姓名、活動名稱、獲獎等級四項內容在EXCEL中建立了工作表，完成了資料來源的構建。最後工作簿存放在桌面上，取名為 學生獲獎情況表。

第二步：建立模板（獎狀上的固定內容），在WROD裡面完成。

（1）完成頁面設定

這是一步非常重要的操作。獎狀、請柬等紙張的大小與A4大小是有很大不同的，所以需要對頁面大小、邊距設定等做好設定，在實際操作中，經常會用尺子去測量，並且試打幾次，確定頁面設定的準確。

（2）設計固定內容

進階君根據小夥伴的描述，大體上思考了一下獎狀上的固定內容，然後在WROD裡面完成了模板的設計，最後文件存放到桌面上，取名為 獎狀模板。

模板樣圖

模板中的三個橫線部分，會被分別填上姓名、活動名稱、獲獎等級三個內容。

第三步：完成郵件合併，在WORD裡面完成。

模板完成儲存以後，我們不需要關閉，直接在這個文件裡面進行下一步操作。

（1）開啟郵件合併嚮導（這個嚮導對於初學者非常友好）

依次點選郵件選單、開始郵件合併、郵件合併嚮導，就會在螢幕右側出現嚮導介面。

（2）選擇文件型別

這裡共計有5種類型，每種型別會有一些差異，因為篇幅的問題，不在此展開，直接選擇信函型別即可。點選一步。

（3）選擇開始文件

所謂的開始文件，就是模板，當前開啟的文件就是模板，所以選擇使用當前文件即可。點選下一步。

（4）選擇收件人

在這裡顯示 選擇收件人 的原因是因為前面的型別選擇是信函。選擇收件人，就是選擇

資料來源。

資料來源是一個單獨的檔案，我們選擇

瀏覽

來確定位置和檔案。這一步非常重要，直接決定著郵件合併是否能成功。

具體的操作過程如下動圖所示：

（5）撰寫信函

進入撰寫信函介面，選擇其它專案，彈出插入合併域視窗。

然後根據模板當中的設定，將姓名、活動名稱、獲獎等級三個資料庫域插入到指定的位置。在這裡一個地方需要說明，就是在彈出 插入合併域 視窗的情況下，在模板裡面是無法移動游標的，所以我們可以先把所有需要一起插入，然後再來拖動它們的位置即可。

具體的操作過程如下動圖所示：

接下來修改一下文件格式，如將下劃線取消、相應部分的字號放大等，最後的操作的效果圖如下所示：

（6）預覽信函

點選下一步

預覽信函

後，可以看到做出的效果，並且可以透過移動收件人來檢視每個人的情況。

（7）完成合並

確認信函無誤後，下一步就要

完成合並

。完成合並時，有兩個選項：一是

列印

，表示直接將結果傳送到印表機上面打印出來；二是

編輯單個信函

，表示將生成的結果存為另外一個文件。

通常情況下，我們會選擇

編輯單個信函。

這個案例，我們選擇編輯單個信函，將生成的結果存為 獎狀列印。

具體操作如下動圖所示：

到此，我們就完成了郵件合併，得到了想要的結果。掃尾工作只需要將

獎狀列印

文件打印出來即可。

3 總結與注意

透過前文的描述，我們明確了郵件合併一般來說有三個組成要求：1。資料來源 ；2。模板 ；3。合併結果。

郵件合併的過程就是把資料來源當中的每條記錄貼到模板上，為每條記錄生成單獨一頁的過程。

如果發現做出的內容有錯，如果是模板有錯，就去改模板，如果是資料有錯，就去改資料來源，改完以後，重新去完成郵件合併。

為方便小夥伴們學習，進階君將原始素材共享出來，獲取素材的方法：

第一步：關注 Excel進階課堂。

第二步：私信 Excel進階課堂，因為設定的是自動回覆，所以內容一定要準確

私信內容：

練一練

第三步：根據得到資訊開啟網盤，找到 答粉02學生獲獎情況表

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