郵件禮儀規定了當你向潛在客戶、商業夥伴、同事、經理或熟人傳送資訊時，什麼是合適的，什麼是不合適的。郵件禮儀可以幫助你因避免溝通不暢和錯誤所帶來的不良影響，特別是那些直接跟客戶溝通的業務員或銷售人員更應該知道並遵守。

01什麼是英文商務郵件禮儀？

商務郵件禮儀是人們在郵件交流時的一套預設規則和建議。

通常情況下，商業溝通的郵件禮儀開始時將是直截了當和專業的。當你與潛在客戶傳送郵件來建立關係時，你可以使用更自然的語言，同時仍然保持專業的語氣。這可以讓你的個性得到彰顯，這樣未來的客戶就可以更好地瞭解你，並感覺到與你做生意的舒適。

這些建議可能因行業或公司略有不同，但郵件禮儀的原則是一樣的，即：

在尊重對方的前提下進行清晰地溝通

。

02英文商務郵件禮儀的提示和例項

郵件是業務員或銷售人員在他們的武器庫中最重要的工具之一，知道並應用這些郵件禮儀，將幫助你與潛在客戶建立起良好的關係。

在郵件中體現出一個較高的禮儀水平，收件人會欣賞和認可你。

1 保持語氣專業

如果你不瞭解潛在客戶，最好保持在寫郵件主題行和問候語的時候，儘量相對正式一些。

如果你之前已經跟對方有過友好的溝通，那麼你可以相對自然和隨意一些。

2 主題行要簡短清晰，避免模糊不清楚

不要使用“Hi”這樣非常模糊的郵件主題行。

你的主題行應該直奔主題，並且相對簡短。比如：”Follow Up to Our Call” 或 “Summary of December 2 call”

3 使用正確的標點符號

當你正確地使用標點符號時，對方可能感覺不到什麼；但當你使用錯誤時，對方一樣就能看到。

提示：一般來說，過度使用感嘆號會顯得你不專業，會讓人覺得你過於激動。

4 確保語法基本正確

偶爾出現一些語法的錯誤問題不大，但要避免潛在客戶一樣就看到的基本錯誤，例如：

There/they’re/their

Its/it’s

Effect/affect

Your/you’re

Too/two/to

Loose/lose

I/me/myself

提示：使用Grammarly這個免費的語法檢查工具。

5 使用表情符號要小心

除非收件人先使用了表情符號，否則你就不要先使用。

研究顯示，在商務郵件中加入不恰當的表情符號會使你看起來不那麼專業。

6 選擇恰當的問候語

你還需要選擇一個問候語，這可以是正式的，也可以是非正式的，這取決於你於收件人的關係如何。

大多數時候，輕鬆自然的問候語是合適的，這可以幫助你設定一個友好隨和的基調，並傳達自信。

輕鬆自然的問候語包括：

Hi

Hey

Hey/hi there

Good ［morning， afternoon］

［Name］

如果你是第一次與某人聯絡，或者如果對方是在一個傳統行業工作，那麼可以考慮這些一些正式的問候語：

Dear ［first name］

Dear Mr。/Ms。 ［last name］

你應該避免使用下面這些問候語：

Yo： 太不正式

Hey！： 太過親密和急切

［Name］！： 太惹人厭了

To whom it may concern： 太不近人情

Dear sir or madam： 太生硬了

Hi friend： 太令人毛骨悚然

Gentlemen： 太老套了

All： 太冷漠

紅板磚官網有很多關於問候語的文章和資源：https：//hongbanzhuan。com/tag/introduction/

7 用專業的結束語留下好印象

正確的結束語將補充你郵件的語氣和內容，因為結束語是收件人最後讀到的東西，這會影響他們的印象。

如果你正文的語氣是輕鬆的，就用一個溫暖的結束語來結束，比如：

Thanks

Thanks again

Best

Cheers

Happy ［day of the week］

Enjoy the weekend

Talk soon

Talk to you ［tomorrow， on Wednesday， when you get back］

Looking forward to working together

Looking forward to our next conversation

Excited to hear your thoughts

下面是一些正式的結束語：

Thank you

Thank you for your time

Have a wonderful ［day， weekend］

Regards

你不應該使用的結束語：

Sincerely： 太過時了

Kind regards： 太不自然了

Warmly： 太放鬆了

Respectfully： 太過隨意

Xoxo： 太過親密

Cordially： 太過呆板

［Your name］： 太過突兀

紅板磚官網有很多關於問候語的文章和資源：https：//hongbanzhuan。com/tag/ending/

8 再三檢查收件人的名字

務必檢查三次你是否正確地拼寫了你的收件人的名字，這隻需要兩秒鐘。

提示：不要自己認為對方的名字是”Michael”，你就寫成”Mike”。

9 使用正確的大小寫

當你發簡訊或whatsapp時，你可能不怎麼大寫。但當你在寫一封專業的商務郵件時，要正確使用句子的大小寫。

也就是說：把句子中第一個詞的第一個字母和所有的專有名詞大寫。

10 使用標準字型和格式

不要使用古怪的字型，狂野的顏色，以及非主流的排版。

堅持使用標準字型，不使用黑色以外的顏色，堅持使用標準的字型大小。

如果你複製和貼上文字，記得要清除格式，因為如果你不這樣做，你所複製的內容將與你的郵件的其他部分出現不同的內容。

另外：在一封郵件中，不要加粗或斜體超過一個詞或一串詞。

11 縮短網頁連結

將整一個很長的網頁連結貼上到郵件中會佔用寶貴的空間，而且看起來很亂，你可以建立超連結或插入一個短的URL，比如：

Check out this article。

Check this out： https：//bit。ly/123abc

12 告訴對方你有附件

如果你有附件，那麼最好在郵件的某處指出你已經附上了一個附件，這樣收件人就不會忽略它。

簡單說一句：I’ve attached a ［document， spreadsheet］ for X。 就可以了。

13 完善郵件簽名

一個糟糕的郵件簽名真的會對你的關係造成影響。即使你寫了世界上最有說服力的資訊，一個糟糕的簽名也會讓你看起來像個外行人。

考慮到少即是多，你的簽名應該相對較小，簡單，而且有節制。堅持你的名字，工作職位，公司網站或LinkedIn網址，以及電話號碼。

去紅板磚官網的文章瞭解根據關於簽名的資源：https：//hongbanzhuan。com/cold-email-signature/

14 轉發前要思考

如果一個聯絡人向你傳送私人或敏感資訊，在轉發之前要高度謹慎。

另外，當你轉發一個有很多郵件往來的郵件，一個常見的禮節是，你先總結下面討論的內容，以便收件人知道你到底想從他們那裡得到什麼。

假設你轉發一封有50多封郵件往來的郵件，然後你直接說：see below，那麼收件人的確會挺崩潰的。

15 回覆要及時

何時回覆取決於對方的重要程度，對於高價值的聯絡人，可能值得在24小時內作出迴應。

16 設定out-of-office回覆

如果你將在很長一段時間內無法工作，那就設定一個out-of-office的自動回覆。

去紅板磚官網的文章瞭解更多關於out-of-office和自動回覆的資源：https：//hongbanzhuan。com/out-of-office-email-templates/ 和 https：//hongbanzhuan。com/template-scenario/auto-reply/

17 追蹤郵件開啟率和點選率

與其被動地傳送 “Did you see my email？”的資訊，不如使用郵件跟蹤工具。

你會知道你的收件人開啟郵件的確切時間，如果他們沒有合理地回覆，你可以找到一個理由來跟進，例如：I read an article on X that reminded me of you； here’s the link if you want to check it out。

18 刪除”Sent from my iPhone”的提示語

如果你是使用手機發送郵件，建議你把“Sent from my iPhone”或 “Sent via phone”刪除，那樣看上去更專業一些。

原文連結： https：//hongbanzhuan。com/email-etiquette/ 轉載請務必加上這個連結！

原作者：我是Ben

原出處：

邦閱網