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實驗室怎樣建立儀器裝置檔案
- 2022-12-17
儀器裝置情況怎麼寫
按照
CNAS CL01-2018
《
檢測和校準實驗室能力認可準則
》
要求，
實驗室應儲存對實驗室活動有影響的裝置記錄。適用時記錄應包括以下內容：
a）
裝置的識別，包括軟體和韌體版本；
b）
製造商名稱、型號、序列號或其他唯一性標識；
c）
裝置符合規定要求的驗證證據；
d）
當前的位置；
e）
校準日期、校準結果、裝置調整、驗收準則、下次校準的預定日期或校準週期；
f）
標準物質的檔案、結果、驗收準則、相關日期和有效期；
g）
與裝置效能相關的維護計劃和已進行的維護；
h）
裝置的損壞、故障、改裝或維修的詳細資訊。
從
CNAS CL01-2018《檢測和校準實驗室能力認可準則》
的要求可以識別出
哪些儀器裝置需要建立檔案
和
儀器裝置的檔案需要收集哪些材料
呢？
1、哪些儀器裝置需要建立檔案？
對檢測結果有重要影響的儀器裝置；
精密、大型的儀器裝置。
2、儀器裝置的檔案需要收集哪些材料？
裝置及其軟體的識別；
製造商名稱、型號、出廠編號
；
對裝置是否符合規範的核查
；
儀器裝置存放的位置
；
製造商的說明書，或指明其存放地點
；
所有檢定
/校準、核查報告和證書；
裝置維護計劃以及維護記錄；
裝置的任何損壞、故障、改裝或修理。
儀器裝置檔案管理是一個動態、持續的過程。儀器裝置檔案包括儀器裝置的採購、驗收、使用、維護、維修、檢定校準等環節形成的檔案材料，能夠準確地、完整的反映裝置從採購到報廢整個過程的狀態資訊。
3、在實驗室檔案管理中應該怎樣做？
（
1）
完善制度，規範儀器裝置檔案管理
。
實驗室根據實際情況建立現時有效的儀器裝置檔案管理程式，規範儀器裝置檔案管理。檔案管理操作程式，規範儀器裝置檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷燬等工作流程，統一裝置檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀器裝置使用及管理部門的任務分工、儀器裝置檔案管理員崗位職責等等。實驗室還應制定監督和考核機制，以便對儀器裝置檔案管理工作進行檢查和督促。
（
2）
提高儀器裝置檔案重要性的認識
實驗室的管理層帶頭提高對儀器裝置檔案重要性的認識，瞭解儀器裝置檔案管理對於實驗室管理的重要作用。同時實驗室可透過培訓、考核、核查等方式，有針對性地對本實驗室儀器裝置檔案管理的體系檔案進行宣貫，普及儀器裝置檔案管理知識，提升員工儀器裝置檔案管理意識。
（
3）
加強儀器裝置檔案管理人員隊伍建設
儀器裝置從採購到報廢，週期長，涉及多部門、人員，因此做好儀器裝置檔案管理工作需要多部門、多崗位、多人員合作才能完成。實驗室可以組建由儀器裝置負責人為主要負責人，儀器使用崗位相關人員協助的儀器裝置檔案管理小組。利用各崗位在儀器裝置檔案管理中分工的不同，有機協調地進行儀器裝置檔案的建立到銷燬整個過程的收集、歸檔工作，實現儀器裝置的動態管理。
定期組織人員進行檔案管理學習及培訓，強化人員儀器裝置檔案管理能力，加深各個部門的儀器裝置檔案管理員對自身崗位職責的理解，比如，儀器管理部門的檔案管理員，應積極主動與儀器使用部門的檔案管理員進行聯絡，及時收集並歸檔儀器裝置在安裝除錯及使用過程中產生的一系列記錄資料。
實驗室制定適當崗位激勵政策，提高儀器裝置檔案管理員工作的積極性。
（
4）
建立動態的儀器裝置臺賬
儀器裝置檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。實驗室需建立可以實時更新的儀器裝置臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統計儀器相關資訊。臺賬資訊包括儀器裝置的名稱、型號、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號、採購價格、檢定
/校準/核查、期間核查、儀器執行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等資訊，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的裝置統計總表等。
（
5
）
嚴格檔案的借閱制度
為了保證儀器裝置檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度，避免其丟失。經常使用的儀器裝置的操作手冊等隨機技術檔案，在辦理歸檔手續後，可影印相關材料給使用部門
：如果影印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記後，將相關材料長期儲存在使用部門，由使用部門派專人保管。
（
6
）
推進儀器裝置檔案數字化管理
隨著計算機技術、通訊技術以及網際網路技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。在滿足實驗室管理體系對儀器裝置檔案管理的要求的前提下，實驗室要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式，可根據自身實際情況利用電子科技技術，開發建立儀器裝置檔案數字資訊資料庫，包含儀器裝置臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器裝置檔案資訊模組，完善儀器裝置檔案管理系統，逐步實現儀器裝置檔案管理的數字化、網路化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種裝置儀器檔案資料的實際需要。