檔案編號是什麼

1檔案分類

1。1 檔案一級類目的設定

一般按以下類別設定：1、管理檔案 2、會計檔案 3、裝置儀器檔案 4、職工檔案 5、實物檔案 6、照片檔案 7、音像檔案 8、電子檔案

1。2 檔案二級及二級以下類目的設定

（1）管理檔案二級類目按年度（檔案材料形成年度）設定；三級類目按保管期限設定。

（2）會計檔案二級類目按其種類設定（財務報告、會計帳簿、會計憑證、其它）設定；會計帳簿、會計憑證、其它的下位類目（即三級類目）按年度設定。

（3）裝置檔案二級類目按裝置型號設定。

（4）職工檔案按幹部、工人設定，三級類目按姓氏拼音（26個英文字母）設定。

（5）實物檔案二級類目按實物種類設定。

（6）照片檔案二級類目按年度設定。

（7）音像檔案二級類目按載體種類設定。

（8）電子檔案二級類目按年度設定。

2 檔號編制

檔號由類目號、件號組成。

2。1 類目號的編制

（1）一級類目採用大寫漢語拼音字母編寫，即GL：管理、KJ：會計、SB：裝置、ZG：職工、SW：實物、ZP：照片、YX：音像、DZ：電子

（2）二級及二級以下類目：管理類、照片二級類目為年度號，會計類、音像類、實物類二級類目採用阿拉伯數字編寫；管理類的三級類目為保管期限號（永久為“1”、長期為“2”、短期為“3”），會計帳簿、會計憑證、其它的下位類目（即三級類目）為年度號。

2。2 件號的編制

（1）各類檔案件號的編寫按照最低一級分類類目編寫案件順序號。

（2）阿拉伯數字編寫的類目層次中間用間隔號“。”隔離。

（3）類目號與件號中間用間隔號“-”隔開

2。3 檔號示意

（1）管理檔案

GL2005·1-1 2005年永久的管理類檔案第1件

GL2005·2-1 2005年長期的管理類檔案第1件

GL2005·3-1 2005年短期的管理類檔案第1件

（2）會計檔案

KJ1-6 財務報告第6件（歷史以來）

KJ2·2005-8 2005年賬簿第8件

KJ3·2005-16 2005年會計憑證第16件

KJ4·2005-1 2005年會計類其它材料第1件

（3）裝置檔案

SB1-1 **型號裝置第1件

SB2-12 **型號裝置第12件

（4）職工檔案

ZG1。1-1 幹部類姓艾第1件

ZG1。2-2 幹部類姓畢第2件

ZG2。1-26 工人類姓安第26件

ZG2。3-30 工人類姓丁第30件

（5）實物檔案

SW1-6 證書類第6件

SW2-8 獎狀類第8件

SW3-2 錦旗類第2件

SW4-2 獎盃類第2件

SW5-2 獎牌類第2件

SW6-2 廢印章類第2件

SW7-2 其它類第2件

（6）照片檔案

ZP2005100001 2005年永久的照片檔案第1件

ZP2005100628 2005年永久的照片檔案第628件

（7）音像檔案

YX1-1 錄音帶第1盤

YX1-26 錄音帶第26盤

YX2-1 錄影帶第1盤

YX2-19 錄影帶第19盤

（8）電子檔案

GP。GL1-00001 光碟管理類永久檔案第1盤

GP。GL2-00001 光碟管理類長期檔案第1盤

GP。GL3-00001 光碟管理類短期檔案第1盤

GP。SP-00001 光碟照片類檔案第1盤

GP。YX1-00001 光碟音像類檔案錄音第1盤

GP。YX2-00001 光碟音像類檔案錄影第1盤

3 檔案排架

本單位檔案按大類分別排架：

（1）管理類的檔案首先按年度排列，在各年度內，按保管期限永久、長期、短期先後排列，在同一保管期限內，按件號順序排架。

（2）會計類的檔案按財務報告、賬簿、憑證、其它分別排架；在各個二級類目中分別按年度順序排架（財務報告按歷史以來的順序排架）。

（3）裝置類的檔案首先按裝置型號排列，在同一型號內按件號的順序排架。

（4）職工類的檔案在同一類內按姓氏拼音（26個英文字母）排架。

（5）實物類的檔案首先按實物的種類排列，在同一種類內按時間順序排架。

（6）照片類的檔案首先按年度排列，在各年度內按保管期限永久排列，在永久保管期限內，按件號順序排架。

（7）音像類的檔案首先按載體種類排列，在同一種類內按時間順序排架。

（8）電子類的檔案首先按檔案種類排列，管理類光碟按永久、長期、短期排列，在同一種類內和同一保管期限內按時間順序排架。