一、發票是什麼

簡單來說，發票就是發生的成本、費用或收入的原始憑證。

對於公司來講，發票主要是公司做賬的依據，同時也是繳稅的費用憑證；而對於員工來講，發票主要是用來報銷的。

二、如何開發票

從發票開具資格來說，主要分為稅務代開和自行開票兩種。

1、 當部分法人單位沒有開具發票的資格，可以在電子稅務局代開發票模組開具發票。個人沒有開具發票的資格只能去稅務局大廳開票發票，這就是稅務代開，（主管稅務機關代開時，要求現場繳稅；如果發票作廢，稅款退回流程複雜、週期長。因此建議創業者們認真核查開票資訊及客戶的開票需求。）

2、 自行開票：當企業註冊完成後，就可以申請稅控和發票，擁有開發票的資格。之後公司再配備電腦和針式印表機裝置，就可以開始自行開票了。

有個人臨時稅務登記證也可以自行開票，辦理條件如下：

（1）從事生產、經營並領取臨時工商營業執照的納稅人

所需資料包括《稅務登記表（適用臨時稅務登記納稅人）》一式二份，並加蓋公章或簽章、臨時工商營業執照副本原件及影印件一份、經營者身份證明檔案原件及影印件一份、經營場所證明原件及影印件一份（注：經營、業務場所證明檔案上所列地址必須與臨時工商營業執照上的地址一致）。

（2）

有獨立的生產經營權、在財務上獨立核算並定期向發包人或者出租人上交承包費或租金的承包承租人

所需資料包括《稅務登記表（適用臨時稅務登記納稅人）》一式二份，並加蓋公章或簽章、承包承租合同影印件一份、承包承租人身份證明檔案原件及影印件一份。

（3）

境外企業在中國境內承包建築、安裝、裝配、勘探工程和提供勞務的

所需資料包括《稅務登記表（適用臨時稅務登記納稅人）》一式二份，並加蓋公章或簽章、承包建築、安裝、裝配、勘探工程和提供勞務的合同影印件一份、負責人身份證明檔案原件及影印件一份。

—般建議，只要公司有業務收入，就要儘早申請開票資格，自行開票。

三、報銷事項

報銷作為一項支出，公司是不用繳稅的，而如果走獎金或勞務工資的形式，要交一筆個人所得稅。所以，公司經營的開支要及時開具發票，每個月用發票報銷，可以減輕公司稅負。

那什麼樣的發票抬頭能報銷？

（一）發票抬頭的種類

發票抬頭分為兩大類：即“個人抬頭”和“公司抬頭”。抬頭應該寫誰？大家應該知道，發票是購買方獲取消費保障的重要憑證，那麼就是誰消費誰就是發票的抬頭人。因此區分發票抬頭是個人還是公司重要的一點就是：個人行為消費，發票抬頭應開具個人姓名；公司行為消費，發票抬頭應直接開具公司名稱。

（二）個人抬頭的發票可以報銷嗎

能不能報銷？換句話說就是可不可以入賬？會計核算注重的是真實及時地反映經濟業務，企業應當按照交易或者事項的經濟實質進行會計確認、計量和報告，不應僅以交易或者事項的法律形式為依據。所以會計處理報銷工作的首要原則是業務是否真實而不應僅看票據抬頭是否是公司名稱。

個人抬頭髮票能不能報銷入賬，前提還要看業務的發生是否真實，發生的費用是否與企業日常經營活動直接相關。換句話說，

如果能確定業務是真實發生且與企業日常經營活動相關的，個人抬頭髮票也是可以入賬報銷的。

（三）報銷個人抬頭的發票為何這麼難

個人抬頭開具的發票從形式上就很難界定消費的實際主體是個人還是公司，也就很難分辨出業務的真實性以及是否該筆消費跟公司的經營活動相關。所以在報銷業務上會計們都不會認可個人抬頭的發票，畢竟從發票形式上來看個人抬頭還是有不確定風險因素存在的。

所以和企業相關又涉及個人行為的支出一般情況下都必須獲得公司抬頭的發票。例如：公司員工因公出差的住宿費、在可報銷範圍內的餐飲費、接待客戶和開拓市場發生的業務招待費、以自駕形式出差發生的加油費等等。

同時，國家政策也對其有所規定：根據《國家稅務總局關於進一步加強普通發票管理工作的通知》（國稅發［2008］80號）第八條第（二）項規定：“納稅人使用不符合規定發票

特別是沒有填開付款方全稱的發票，不得允許納稅人用於稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財務報銷。

”因此，員工出差開具個人抬頭的住宿費發票不可以報銷。

（四）什麼樣的個人抬頭髮票允許報銷

由於客觀因素決定了只能取得個人抬頭髮票的，是可以以個人抬頭形式的發票進行報銷的，最典型的就是飛機票、火車票這類實名票據。需要注意的是，

不是任意個人抬頭的此類票據都可以報銷的，票據上所載姓名必須是企業員工名冊上的員工、有勞務往來的外聘人員以及與企業日常經營相關的其他人員。

取得這些票據也還是應該輔助有更多原始憑證證明其業務和企業相關，只有這樣才能在形式和實質上都證明業務真實可靠。以下這6種個人抬頭形式的發票是可以報銷的：

（1）機票和火車票、出差過程的人身意外保險費

（2）允許稅前扣除的醫藥費票據

（3）符合職工教育費範圍的職業技能鑑定、職業資格認證等經費支出

（4）員工入職前到醫療機構體檢費票據

（5）企業為因公出差的員工報銷，個人抬頭的財政收據的簽證費

（6）允許稅前扣除的外籍個人的住房補貼，員工憑發票實報實銷，但由於是員工個人與業主簽訂租賃合同，發票抬頭為個人

注意：

1、 開票時，發票的抬頭要寫企業名稱的全稱和稅號，抬頭是個人的或者單位名稱和稅號寫錯的，都不能報銷

2、 報銷要及時，一般不要拖過3個月，尤其是不要跨年，否則有可能報不上去

3、 報銷時，各種型別的發票要適當均衡一下，不能都用一種。注意以下規定

（1）業務招待費（餐費、住宿費）的額度，

按照發生額的60%扣除，但最高不得超過當年銷售（營業）收入的5‰

（2）辦公用品發票：需要有辦公用品明細

四、發票申領

—般情況下，企業剛開始領用的發票數量是25張，若不夠用，可申請增量或增版。

增量：適用於金額不高，但是開票量大的公司，如：小商鋪。

增版：適用於客單價高的企業，這類企業的特點是金額大，但開票量相對較小。

目前已經取消紙質版發票申領，那

電子版發票如何申領呢

？

以北京地區為例：

企業申請

1、納稅人進入北京市網上稅務局（企業版），選擇證書方式登入

2、點選登陸後，進入北京市網上稅務局介面，點選“原國稅業務”模組

3、找到“網上辦稅（網頁端）”模組，點選進入

4、納稅人進入國家稅務總局北京市電子稅務局，選擇導航欄的“發票業務”，點選“發票發放（票e送）”按鈕，進入“票e送”頁面

5、填寫申請表

進入申領發票頁面，點選頁面右側“新申請”按鈕

注：只有在上一筆申領發票操作受理之後，才會出現該按鈕

申請表如下，需要填寫申領份數、領票人姓名、手機號碼、所在地區、詳細地址、郵政編碼。其中，申領份數必須填寫5的整數倍且不能大於可申領份數

填寫完申請表之後，點選“儲存”按鈕。在未提交之前，可以對該表進行修改

6、提交申請表

當您確保填寫的資訊無誤後，請您提交該申請表。（列表頁操作欄“提交”按鈕）提交成功後，請您等待稅務機關受理您的申請

提交時，需要您勾選“票e送”服務使用確認單，否則無法提交

7、列印收票單

當“業務狀態”變為“揀包完成，開始配送”時，您可以透過頁面操作欄的按鈕，列印《北京市稅務局網上領用發票收票單》。打印出來的收票單需要加蓋公章或發票專用章。配送發票時，您需憑此單收票

8、簽收實物發票

配送人員會透過提交申請時的手機號碼，跟您取得聯絡。簽收時，請您出示《北京市稅務局網上領用發票收票單》，並核對實物發票的發票程式碼、發票號碼。確認無誤後，請將蓋章的收票單交予配送人員

個人版

1、系統登入

在北京國稅官網首頁點選“網上辦稅服務廳”-登入系統-選擇發票管理-申領發票進入申請界

注：網廳的使用無須開通，登入時根據【北京國稅申報系統】的登入方式進行登入系統即可辦理

2、發票申領申請提交

輸入發票申領份數及申領人資訊，網上提交申請

3、列印收票單

當“業務狀態”變為“受理透過”或“揀包完成，開始配送”時，列印收票單。並在收票單上加蓋公章或發票專用章

4、發票簽收

持加蓋公章或發票專用章的收票單進行發票簽收

5、下載電子資料

待收到郵寄的紙質發票後，納稅人持金稅盤/稅控盤在開票客戶端中下載發票

（1）在系統中找到選單發票管理模組→發票領用管理→網上領票

（2）在網上領票介面中，在選擇了購票日期時間段（預設為當月）後，點選“查詢”按鈕，會出現之前在網上領票系統申請的電子發票

（3）在網上領票介面出現電子發票資訊後，請仔細核對發票種類、發票程式碼、發票起始號碼和發票份數等資訊，確認無誤後點擊“發票下載”按鈕

現場申請

1、攜帶身份證明等材料前往當地稅務機關進行發票票種核定

2、稅務機關進行核對資料，材料齊全受理

3、稽核透過，反饋結果

注：具體的發票申請流程按照當地的國家稅務局官網操作指南進行