為全面踐行低碳環保理念，實現綠色辦公，助力國家“雙碳目標”達成，不少企業大力推行無紙化辦公。

大型國企人員多、組織層級多，會議頻繁，型別多，包括各類黨代會、黨建工作會議、總辦會、研討會、職代會、評審會、交流會、各類專題會議等，在會議過程中容易產生大量的紙質檔案。

為進一步提高會議管理效率和促進節能減排，大型國企透過搭建數字化辦公系統，實現會議全過程的無紙化、數字化和智慧化，有效提升會議資料歸檔管理和會後查詢效率。

大型國企數字化會議管理需求

不同會議有不同的的制度，如何提升系統對會前、會中、會後的全過程場景的支撐能力？確保會議制度嚴格落實的同時，提升會議發起效率。

如何將會議材料、排座、簽到、桌牌、大屏等內容從線下轉為線上？

集團總部及分子公司會議種類眾多，如何實現總部對會議執行情況的及時有效管控？

會議材料變動頻繁，終版材料會前30分鐘可能還存在調整，需要及時更新、快速下發；有些會議材料涉密，如何控制材料檢視許可權和避免洩密？

……

泛微解決方案

泛微透過低程式碼構建平臺協助大型國企實現數字化會議管理，實現了會前議題上報、材料準備，會中智慧簽到、投票表決，會後材料收集和歸檔、督辦追蹤等會議全過程數字化管理。

構建

統一會議門戶

，滿足日常、大型的會議使用要求。移動端同步會議應用和資訊，參會人員手機端就能快速瞭解會議議程、查閱會議資料，接收會議通知等，會務人員實時跟蹤會議情況，會議進行記錄歸檔。

搭載

豐富會議應用

，具有會議報名、會議提醒、多次簽到、會務分工、會議排座、會議材料檢視、投票表決、資料統計、會議材料歸檔等；

透過

整合會務系統及各種硬體

，包括ZOOM影片會議系統、搜麥會議系統、電話會議系統、傲視多媒體會議系統、騰訊會議、好視通等，同時實現會議大屏資訊展示、電子桌牌聯動、各類會議裝置的互聯互通，加強了大型國企的智慧化建設。

針對大型國企“三重一大”相關會議，泛微實現從會前的議題申報-上會安排-議題表決-會議紀要-決議成文-執行反饋-轉督辦任務-上會統計分析全生命週期的管理；制度（章程、議事規則、實施辦法等）貫穿會議全程，滿足會議需連貫、議事有規則等要求，及時進行異常警告。

泛微助力大型國企數字化會議管理

一、會前發通知、抓落實、做準備

01會議議題確認

議題上會申請、議題審批、議題決策、審批狀態和議案檔案等一體化管理。會務工作人員透過平臺線上徵集議題，議題通過後同步推送至相關人員。

（會議議題管理）

02參會人員批次匯入，及時通知

大型會議人數多，泛微協助大型國企批次匯入參會人資訊，透過企業微信、流程、簡訊等多種方式直接向參會人推送會議提醒，確保每個人都能通知到位。

（參會人員批次匯入）

參會人可線上進行快速反饋是否參加，方便會務人員統計人數。

03會務準備

會務分工：對於大型會議而言，參會人多，會議環節多，需要對會務進行有效地管控。透過泛微OA對會議進行會務分工管理，實時反饋會務安排進度；整體進度可把控。

線上排座：自動彙總會議通知反饋，形成相關與會人員名單，結合會議室資源即可線上排座，打通電子桌牌，自動展示資訊，並通知與會人員，進行相關會議安排指引。

（線上排座）

會議接待管理：會議申請過程可以關聯相關行程安排、住宿安排、車輛安排、用餐安排、展廳安排、費用申請等，推送到相關負責人員，資訊共享。

（接待安排流程）

二、會中智慧簽到，及時記錄

01會議簽到

可以透過掃碼、大屏、彈窗簽到等多種方式進行參會簽到。

為了支援國企大型會議、跨天會議，泛微透過多次簽到功能，可以設定簽到次數和每次簽到的日期時間範圍，可多次進行簽到和簽退。

02會議材料管理

按照會議提報、會議資料上交、會議排期、上會決策等不同階段，分階段對會議資料進行許可權控制；

會議資料採用身份認證簽收，確認資料傳送給正確的人員；採用防偽、水印等安全體系，防止洩露和快速定位。

針對參會人進行快速賦權，材料傳遞至無紙化系統（平板）和移動端、PC端進行材料檢視。

可對材料許可權進行控制，保密材料僅可檢視，並攜帶水印；支援會議收回。

03會議表決

透過會議模組和資料中心整合，透過資料中心生成會議投票或表決填報任務，實現大型會議投票或表決資料實時收集，快速統計參會人表決意見，解決會議過程中會議表決結果收集難、彙總難問題。

透過系統記錄決議投票表決情況，遵循少數服從多數的原則，支援不記名投票表決，清晰記錄議題決策事項名稱、列席人、決策流程、表決情況以及會議決議等資訊，以及記錄意見、議題材料等檔案內容。

三、會後發記錄、定責任，有監督

01文事會一體化

按照會議決議資訊，自動觸發督辦事項、公文流程，實現對於會議決策的後續跟蹤。

02會議統計與預警

泛微協助大型國企按照事項清單維度、制度維度、會議型別維度等多種分類方式對決策會議進行統計分析。

（會議統計報表）

泛微透過多種方式確保大型國企會議制度落地：

①若是某次會議參與決策人數不符合該類會議議事規則所規定的法定人數時，系統將出現告警提示，無法繼續填報本次會議。

②針對涉及固定決策會議順序的事項，其事項編碼將觸發會議填報順序，若未履行前置決策程式則無法填報後續決策會議。

03會議紀要歸檔

會議執行完畢後，會議過程形成的會議紀要、決議等重要檔案，線上電子簽署，數字可信，防篡改，並且實現會議紀要完整歸檔，落實檔案管理制度。

總結

泛微為大型國企實現會前、會中、會後的全過程會議管理，讓會務管理有序，讓會議開展高效、對工作推動有價值、讓會議體驗更滿意。

業務功能升級：實現會議快速報名、會議任務分工、會議排座、會議提醒、智慧簽到、投票表決、材料歸檔與會議裝置整合等多業務場景管控，滿足集團會議管理無紙化、數字化、智慧化需要。

智慧化會議體驗：整合無紙化會議系統，實現會議大屏資訊展示，電子桌牌聯動，PAD資料快速下發及檢視，提升國企參會智慧化體驗。

會議分權管控：實現議題許可權、會務分工許可權、參會人許可權、會議材料許可權以及會議分級管理，實現集團化分級分權管控目標。

會議提質增效：透過對會前快速報名、會議提醒，會中投票表決快速統計彙總，會後材料回收歸檔，大幅提升國企大中型會議、重要會議開會效率，改進會議質量。

會議流程可複製：可形成“標準化”的會議流程，讓會議開展更高效。